پورتال سازمانی
پورتال سازمانی پونه مدیا بستر مناسبی برای برطرف کردن نیازهای سازمان، نهاد یا شرکت شماست که به راحتی تمام کارمندان، کاربران و مشتریان پورتال سازمانی شما با هر سطح دانش و آگاهی به راحتی قادر به استفاده از آن خواهند بود.
پورتال سازمانی به زبان ساده یک درگاه است که کارکنان در هر کجا که باشند می توانند به آن وارد شوند و به اطلاعات شرکت یا سازمان دسترسی داشته باشند، در نظر داشته باشید کارکنان می‌تواند از درون شرکت و یا حتی به صورت دورکاری و از درون منزل از پورتال سازمانی استفاده کنند. زمانی که شما از پرتال سازمانی استفاده می کنید برای دست پیدا کردن به کارایی بیشتر می توانید صفحات آن و سطح کاربری و دسترسی افراد مختلف شرکت، در سطوح مختلف را مشخص کنید. در ضمن کارکنانی که به پرتال وارد می شوند با استفاده از یک موتور جستجو می توانند به اطلاعات مختلف شرکت یا سازمان دسترسی داشته باشند و این باعث بالا رفتن سرعت دسترسی به اطلاعات خواهد شد.
پورتال سازمانی بهتر است در همین ابتدا بدانید که هم یک وب سایت داخلی برای کارکنان شماست و هم یک وبسایت خارجی برای کاربران عادی که وارد سایت شما می شوند و در این شرایط مواردی را مانند اخبار مربوط به سازمان، فیلد مربوط به جستجو و فرمهای استخدامی را در اختیار آنها قرار می‌دهد. این روزها استفاده از پرتال ها به یک روش بسیار حرفه‌ای و سودمند برای تبادل اطلاعات و انجام معاملات و تراکنش های تجاری در فضای اینترنتی تبدیل شدند؛ چرا که امروزه داشتن وب سایت برای هر کسب و کاری که قصد پیشرفت داشته باشد یک مورد بسیار حیاتی است و اینکه وب سایت شما دارای یک پرتال باشد تا بتواند روند کارها را ساماندهی کند و با آنها نظم ببخشد و باعث می شود روند کارهای شما منظم‌تر باشد و در نتیجه نتایج بهتری کسب کنید.
شرکت پونه مدیا که یکی از توسعه دهندگان پورتال سازمانی برای کسب و کارهای مختلف می باشد، در این مطلب تجارب و اطلاعات خود را در این خصوص با شما در میان خواهد گذاشت؛ پس با ما همراه باشید.
ویژگی های پورتال سازمانی
تایید هویت تکی
پورتال سازمانی پونه مدیا با قابلیت تایید هویت تکی Single Sign On یا SSO مشکل ورود کاربر با نامهای کاربری و رمزهای عبور متعدد به سیستم های مختلف برای دسترسی به منابع را برطرف می کند. یک کاربر برای پیدا کردن دسترسی به منابع مختلف در شبکه مجبور است تعداد زیادی رمز عبور را حفظ باشد و یا آنها را در جایی یادداشت کند که این رمزها فراموش نشوند . در ساختار SSO کاربر صرفا یک نام کاربری و رمز عبور یکتا در شبکه دارد که بلافاصله بعد از اینکه وارد یک سیستم در ساختار SSO شود می تواند از تمامی منابعی که برای وی در شبکه تعریف شده است استفاده کند.
کنترل امنيت و تعیین سطوح دسترسی
پورتال سازمانی پونه مدیا دارای قابلیت تعیین سیستم کنترل دسترسی یا Access Control Systems می باشد که تعیین می کند چه کسی (Who)، به کجا (Where) و در چه زمانی (When)می تواند دسترسی داشته باشد و ضمنا این دسترسی ها را نظارت و مانیتور نیز می نمایند. همچنین امکان داشتن کاربران مجزا براي قسمت هاي از پیش تعیین شده را فراهم می کند.
یکپارچه سازی: ارتباط بین داده های سازمان با بیرون سازمان
پورتال سازمانی پونه مدیا با بهره گیری از نیاز به یکپارچه سازی داده و یا برنامه ها را دریک سازمان قابلیت یکپارچه سازی اطلاعات و توانایی برقراری تعامل با سایر سیستم ها را برقرار می نماید. این نوع تعاملات می تواند شامل درخواست یک داده بخصوص و یا به خدمت گرفتن یک پتانسیل خاص از یک سیستم دیگر باشد. یکپارچگی کلید طلایی سازمان شماست تا بتوانید تعاملی سازمان یافته با مشتریان، کارمندان یا کاربران خود ایجاد نمایید.
سیستم ارتباط با مشتریان
پورتال سازمانی پونه مدیا امکان برقراری ارتباط با مشتریان شما را از طریق امکان ثبت نام کاربران، تفکیک کاربران از نظر اینکه آیا مشتری است و یا همکار، امکان نگهداری تاریخچه پیام های هر کاربر و یا پیام های ارسال شده توسط کاربر، دریافت کد اشتراك از طریق سیستم، ارسال اس ام اس به کاربران از طریق سیستم به صورت اتوماتیک براي رویدادهاي جدید تعریف شده و ... فراهم می کند.
سیستم خبرنامه
پورتال سازمانی پونه مدیا امکان ارسال اتوماتیک خبرنامه براي کاربران عضو به صورت روزانه – هفتگی یا ماهانه همچنین کنترل آمار بازدید اخبار اینکه آیا کلیک روي لینک خبر انجام شده یا خیر، آمار بازدید سایت از طریق خبر نامه، دسته بندي کاربران خبرنامه روي موضوعات مختلف و دسته بندي کاربران با علاقه مندی هایشان و امکان ورود کاربران خبرنامه با اکسل همچنین امکان خروجی گرفتن به اکسل را فراهم می کند.
طراحی پورتال سازمانی
طراحی پورتال سازمانی در پونه مدیا روند زیر را دارد:
- اولین قدم برای طراحی پورتال سازمانی این است که باید تمام فرایندهای موجود در سازمان را به صورت واحد به واحد، بررسی کرد. این تحلیل در ابتدای کار به شما کمک می کند که هسته مرکزی و فرآیندهای اساسی را شناسایی کنید. به یاد داشته باشید که اشتباه در این مرحله باعث می‌شود که مراحل بعدی نیز اشتباه پیش بروند.
- در مرحله بعد با توجه به نیازها، باید ابزارهای پیاده سازی که با شرایط سازگار هستند انتخاب شوند. در نظر داشته باشید که این مرحله بسیار حساس می‌باشد و باید توسط متخصصین با تجربه انجام شود، چرا که یک تصمیم اشتباه در این مرحله باعث می شود تمام زحمات و هزینه های شما از بین برود.
- مرحله آخر در این قسمت پیاده سازی پورتال سازمانی است. در این قسمت علاوه بر اینکه تیم مورد نظر شما باید موارد تخصصی مرتبط با نرم افزار را انجام دهد، باید تجربه هایی در خصوص فرآیندهای مالی، پرسنلی، خرید، بازاریابی، فروش، تولید سایر بخش های مربوط به شرکت داشته باشد تا نتیجه نهایی باب میل شما گردد.
پرتال سازمانی
پرتال سازمانی به واسطه مزایایی که دارد باعث شده است شرکت ها و سازمان ها به سمت پرتال سازمانی بیایند، مزایایی است که استفاده از این ابزار، برای شما به همراه خواهد آورد. در ادامه مزایای استفاده از پرتال سازمانی را با هم بررسی خواهیم کرد:
- امنیت بالای اطلاعات به دلیل استفاده از سطوح دسترسی مختلف
- دسترسی ساده و هوشمند به اطلاعات، برنامه ها و روند های اداری مختلف در سازمان
- تنوع بالا در ارائه خدمات
- دسترسی ساده تر به برنامه های کاربردی
- یکپارچه سازی و نظم دادن به اطلاعات
- بالا بردن سطح تعامل بین کارمندان و مشتریان
- کاهش چشمگیر هزینه ها
- بالا بردن توانایی نظارت و کنترل برای مدیران ارشد
- سازماندهی بهتر محتویات و برنامه های کاربردی سازمان ها به وسیله گروه بندی اطلاعات، بر اساس نیازها
همچنین در پایان باید موضوع را به شما یادآوری کنیم که استفاده از پرتال سازمانی باعث می شود که هزینه های مربوط به روز رسانی و نگهداری سیستم‌های شما کاهش پیدا کند و از طرفی بازده سیستم شما تا حد قابل قبولی بالا برود.
طراحی پورتال
طراحی پورتال هزبنه های مخصوص به خود را دارد اما یکی از موارد بسیار مهمی که در خصوص طراحی پورتال باید به یاد داشته باشید این است که آیا هزینه هایی که در خصوص طراحی پورتال انجام داده اید، نتیجه مثبتی برای شما داشته یا خیر. به این منظور در ادامه این مطلب، استانداردهایی که ما در پونه مدیا برای طراحی پورتال در نظر داریم را در اختیار شما قرار می دهیم، تا بعد از طراحی پورتال بتوانید از کیفیت پروژه انجام شده برای شرکت یا سازمانتان، اطمینان حاصل کنید.
- شما باید بتوانید با استفاده از پورتال طراحی شده اطلاعات آماری و گزارش های مدیریتی از بخشهای مختلف را به سادگی بررسی کرده و مورد مطالعه قرار دهید.
- پورتال طراحی شده برای شما باید واکنش گرا باشد؛ به زبان ساده تر شما باید بتوانیم با استفاده از دستگاه های مختلف مانند کامپیوتر، تبلت و موبایل به پورتال دسترسی داشته باشید و بتوانید به سادگی از آن استفاده کنید.
- یکی از ویژگی های پورتال مناسب این است که شما می‌توانید اطلاعات در مورد نظر خود را به سادگی از قسمت‌های مختلف جستجو کرده و پیدا کنید.
- یکی از نیازهای اساسی یک پورتال سازمانی، مدیریت کامل بر روی دسترسی کاربران در سطوح سازمانی متفاوت است. این خصوصیت به شما اجازه می دهد تا میزان دسترسی به اطلاعات را برای کارمندان مختلف به آن شکلی که می‌خواهید تعریف کنید.
- یک پورتال سازمانی در اصل باید دقیقاً برای شما طراحی شده باشد و تمامی نیازها و علاقه مندی های شما برای بخش های مختلف را پوشش دهد که اصطلاحاً به این موضوع سفارشی سازی می گویند.
- یکی دیگر از ویژگی های مهم و کاربردی پرتال سازمانی این است که نیاز شما را به سایر ابزارهای جانبی به حداقل برساند.
- کار کردن با پورتال سازمانی باید ساده و روان باشد تا کارکنان مختلف در بخشهای مختلف بتوانند با آموزش های لازم، نحوه عملکرد پورتال را درک کرده و بتواند به سادگی از آن استفاده کنند.
از آنجایی که زاویه دید شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف نسبت به پورتال سازمانی متفاوت است، نیازها و انتظارات متفاوتی در آنها به وجود می‌آید که برای بررسی آنها باید به صورت تخصصی‌تر به این موضوع پرداخت؛ برای این کار ما سامانه مشاوره رایگان در این خصوص را برای شما راه اندازی کرده ایم و شما می توانید با یک تماس ساده پاسخ تمامی سوالات خود را در این مورد بگیرید.
مراحل طراحی پورتال سازمانی
آنالیز کامل از سازمان شما و اهداف آن
قدم نخست در طراحی پورتال سازمانی، آنالیز کامل و تحقیق واحد به واحد و بررسی فرآیندهای موجود در سازمان شما است.
ابزار پیاده سازی
قدم بعدی بعد از تحلیل سازمان و کشف نیازمندی های آن انتخاب مناسب ابزارهای پیاده سازی مناسب و سازگار با نیازهای سازمان شما می باشد. این گام توسط متخصصین مجرب پونه مدیا صورت می گیرد. اخذ تصمیمات اشتباه در این دو گام کل سیستم را تحت تاثیر قرار می دهد.
طراحی گرافیکی و قالب صفحات
قدم بعدی طراحی گرافیکی صفحات پورتال سازمانی شما می باشد که لازم است با در نظر گرفتن نوع سازمان و کاربران شما طراحی اختصاصی برای شما انجام گیرد که هم بیشترین تاثیر و بازدهی را داشته باشد.
برنامه نویسی و توسعه
در این مرحله پنل مدیریت و پنل کاربری پورتال سازمانی شما صورت می پذیرد. در این مرحله سعی بر این است که تمام محتوای سایت در یک سیستم مدیریت محتوای ساده و روان در دست مدیر سایت قرار گیرد.
بارگذاری پورتال سازمانی و تست اولیه
بعد از مرحله تست، سیستم در سرور اصلی و تحت دامنه اصلی بارگذاری شده و قابل استفاده می باشد. ضمن اینکه مواردی که لازم است روی دامنه اصلی بررسی شود کاملا موردبازبینی قرار می گیرد.
تست کیفیت پورتال سازمانی
ما در پونه مدیا چک لیست کاملی برای تست کیفیت پورتال سازمانی شما داریم که تمام موارد این چک لیست در پورتال شما بررسی می شود تا قبل از استفاده شما از پورتال سازمانی ، ما استانداردها را کنترل کرده باشیم.